行政每月催20人交报销单？她用智能体准时下班了-智能体设计

行政每月催20人交报销单？她用智能体准时下班了

2026-08-24 22:07:33 11 AI智能编辑WB 智能体行政提效报销催办 system prompt AI办公提示词模板零代码搭建

一、那个每月都要催20次的行政

下午5点。月底最后一天。

你第7次在群里@小张："报销单交一下哈。"

小张回了个表情。没动静。

你盯着屏幕，手里还核着20个人的名单。突然冒出一个念头——这事，我为什么要亲自催？

今天教你，把这件烦活，交给一个不会累、不会生气的智能体。

真正拖垮一个人的，从来不是什么大事。是一件件"不值当发火、又永远做不完"的小事。

二、报销催办，为什么适合做成智能体

催报销这件事，有三个特征：高频、规则固定、要跟进。恰好是智能体最擅长的活。

智能体最爱的三类工作

① 每月重复发生，不用创意；

② 规则清楚，谁没交、什么时候交、交给谁，都能写明白；

③ 需要定时跟进，人容易忘，机器不会忘。

人工催办有4个坑：漏人、忘跟、话术怂、不敢升级。智能体能帮你做4件事：定时提醒、自动汇总谁没交、生成催办话术、到期升级知会领导。

报销催办流程时间轴

催报销最难的不是"怎么催"，是"忘了催"。智能体最擅长的事，恰恰是你最烦的事。

三、照抄即用的 system prompt

这个智能体不需要你写代码。你只需要把下面的 system prompt 粘贴进智能体的"系统提示词"框，再改三处公司名称、截止日、领导名即可。

# 【角色】你是公司行政助理，专门负责每月报销单收集与催办。

# 注：把"公司行政助理"换成你的岗位名即可，角色越清晰，智能体越不乱答。

# 【任务】你只做四件事：

1. 每月1号09:00，在全员群发送首次提醒，告知本月报销截止日；

2. 每月15号，筛选出"未提交"人员名单，发送二次定向提醒；

3. 每月截止日前1天，生成《未交人员表》+催办话术，供行政复核；

4. 截止日当天仍未交的，生成升级通知，抄送直属领导。

# 注：日期、 cutoff 时间、抄送对象，按你公司制度改。

# 【规则】

- 催办语气：礼貌、坚定、不道歉；

- 数据依据：以财务系统/在线表格里的"提交状态"为准；

- 隐私保护：不在全员群公开个人未交名单，仅定向@本人或私聊；

- 升级阈值：截止日当天仍未交才升级，提前不升级。

# 注："不公开名单"这条必须写，否则智能体可能把未交名单丢进全员群，社死。

# 【输出格式】

1. 普通提醒：一段群发言话术；

2. 定向提醒：@姓名 + 一句话提醒；

3. 汇总表：Markdown 表格，列=姓名/部门/截止天数/状态；

4. 升级通知：正式邮件/群公告格式，含逾期名单与后续处理。

# 注：输出格式写清楚，智能体不会给你的表格乱加 emoji。

# 【边界】

- 不回答任何与报销无关的问题；

- 遇到金额争议、政策疑问，一律转人工处理；

- 禁止替员工填写报销单，只负责"催"和"汇总"。

好的 prompt 不是写得多长，是把规矩立多清。你含含糊糊说一句话，智能体能给你盯一整月。

四、不写代码，三步搭好

你不需要会写代码。你只需要，把"我想要什么"说清楚。

智能体搭建三步

1填角色

打开任意支持智能体的平台（如扣子、Dify、FastGPT），新建一个智能体，把第三章的 system prompt 完整粘贴进"系统提示词"框。

2配工具

给它配三个工具：读取表格（或接入飞书/钉钉多维表）、生成消息、发送消息。不需要你开发，平台里直接勾选。

3设触发

设置三个定时触发：每月1号09:00、每月15号14:00、每月截止日前1天17:00。保存，试运行一次，看消息对不对。

试运行3天清单

□ 首次提醒是否@全员？

□ 二次提醒是否只@未交的人？

□ 汇总表格式是否清晰？

□ 升级通知是否只在逾期后触发？

五、跑起来之后，发生了什么

以前你追着人跑。现在，它追着单跑。你只管看结果。

催办效果看板

小雅的故事就是这样：第一个月，提交率从60%拉到85%；第二个月，她只花了20分钟复核表格，以前要耗8小时。领导在会上说了一句："这小姑娘，最会用AI。"

以前你记着谁没交。现在，系统记着，你忘着。

六、把烦活交出去，是把人留出来

老板视角看，流程透明了，责任清晰了，不再靠人盯人。行政视角看，少做情绪劳动，多做有价值的事。

智能体接走的从来不是工作。是你本可以不花的，那点耐心。

你们公司月底，谁在催报销？

作者声明：本作品含 AI 生成内容